こもろぐ @tenkoma

What We Find Changes Who We Become -- Peter Morville著『アンビエント・ファインダビリティ 』

メールアカウントをGoogle Workspaceに移行して、1つに集約することにした

20年前からインターネット利用してて、メールアドレスが増えてきてそれぞれのアカウントを見に行くのが面倒くさくなったので、Google Workspaceに移行することにした。 スマホアプリの通知もそうだが、自分に不要な通知に煩わされる生活にならないようにしたい。

いままで以下のメールアドレスを使ってきた

  • (1) hotmail.com のメールアドレス
    • 2000年より少し前に取得したもの。ほぼ個人連絡用に使っていたが、いまはほぼ使わず
  • (2) tenkoma.net のメールアドレス
    • 2004年に使い始めた、さくらのメールボックスで3つのアカウントを作っていた。いまはネットサービス向けのもの以外はほとんど使っていない
      1. ネットサービス向けアカウント…AmazonやNetflixなどのオンラインサービス会員登録用。ずっと利用し続けていた
      2. 個人連絡用…2, 3年は使っていたが2010年からはまったく使わなくなった
      3. ウェブサイト管理者用…作ったけどほぼ使わず
    • さくらのドメインで契約中
  • (3) gmail.com のメールアドレス
    • 2005年取得した。個人連絡とネットサービスの両方で使っているが日常的には見に行かない
    • Google One ベーシック契約中
  • (4) me.com (icloud.com) のメールアドレス
    • 2009年頃、サービス名がMobileMeだったころに使い始めた。ネットサービスと個人連絡用に使っている。
    • iCloud+ 50 GB ストレージ付き 契約中

ネットサービスと個人連絡用でいまでも使っているのは (2)-1, (3), (4)である。 移行を思い立ったのは、メインで使っていた(2)-1 のさくらのレンタルサーバのメールボックスに迷惑メールがくる頻度が増えてきて(1日平均5通以上) 振り分けが面倒くさくなったのも大きい。

Google Workspace にした理由

サービスをたいして比較検討したわけではなく、3つの選択肢から選んだ。

  1. Google Workspace
  2. 個人用Gmail…(3) に集約する
  3. iCloud メールアドレス(me.com)…(4) に集約する

の3つを思いついた。 1,2,3 のどれでも独自ドメインでの運用はできるらしい。 しかし、1はキャッチオール機能があり、 ネットサービスを新しいメールアドレスに移行せずに使い始めて、あとからネットサービスの登録メールアドレスを変更していけるのが良かった。

キャッチオール アドレスを設定すると、ドメイン内の実在しないメールアドレスに誤って送信されたメールも受信できます。

Google Workspace でのメールのルーティングと配信のオプション

  1. 個人用Gmailで、デフォルトで広告が出ないのもよい

大まかな移行手順

ひとまず、管理者アカウント登録〜キャッチオール設定までやれば、独自ドメインメールアドレスをGmailで受信できるようになるので、それ以降のメールデータ移行や、Webサービスアカウントの切り替えは後でゆっくりできる

  • 管理者アカウント登録
  • ドメイン認証
  • MXレコード設定
  • キャッチオール設定

ここまでは約1時間でできた。 キャッチオール設定で、アカウントが存在しない場合、すべて管理者アカウントのGmailに届くので 移行後に「(2)の独自ドメインで作ったメールアドレス 3つ」に届いても、逃さずに済む。

SPF/DKIM/DMARC 設定

SPFの設定はすぐできた。 DKIM鍵の設定は、ヘルプだと24〜72時間でDKIM鍵が取得できるようになると書かれているが、 実際には5日以上経たないと取得できなかった。またさくらのドメインコントロールパネルの制限で2048bitの鍵は設定できず。(ドメインも移管したくなった)

重要: 組織で Gmail を有効にした後、24~72 時間ほど待ってから、管理コンソールで DKIM 鍵を取得してください。待ち時間が経過する前に鍵を生成しようとすると、[DKIM 認証の設定を更新できませんでした] というエラーが表示される場合があります。

ドメインで DKIM を有効にする

ネットサービスのアカウント移行

アカウントの移行は、Google Workspace Gmail にメールが届いて、受信メールアドレスが古いメールアドレスだったら 古いユーザー名@ というラベルをつけるようにして、自分にアカウント移行を促すようにした。

メールデータの移行

  • (1) hotmail.com, (4) me.com のメールデータは メール(Mac App)のUI上でhotmailとGmailのアカウントを追加してコピーペーストした。
  • (2) tenkoma.net のメールデータはThunderbird(Mac App)のUI上でhotmailとGmailのアカウントを追加してコピーペーストした。
  • (3) gmail.com まだ移行してない

移行してどうだった?

2022/5/4に使い始めて2週間ちょっとになる。 (2)-1 に1日平均5通以上届いていた迷惑メール、フィッシングメールがほぼ届かなくなった。管理コンソールからメールログ検索してみるとまだちらほら送られてきて入るが、Gmail受信箱までは届かない。この2週間で1件だけGmailまで届いたが、迷惑メールとして振り分けられていた。

移行して、受信トレイに届いたメールは、用が済んだらアーカイブかゴミ箱に移動して空にする運用ができるようになった。

  • ネットショップの注文履歴メールなどは即アーカイブ。
  • ネットサービスのログイン通知は、見に覚えがあればすぐゴミ箱に捨てる
  • その他、届いても数日中に見ればよいメールはラベルを付けて未読のままアーカイブするフィルタを追加
  • 見なくてもよいメールマガジンは適宜解除するか迷惑メール行き(無料会員だとメルマガ解除できない某サービスのことよ…)

という感じ。メール通知を最適化していけそう。